蔡 斌
讓行政后勤工作成為銀行高質(zhì)量發(fā)展的“助攻手”和有力保障，是興業(yè)銀行行政后勤部的工作目標(biāo)和拼搏方向。通過“多角色”的職能定位、“多鏈條”的行政管理、“多維度”的價值體現(xiàn)，努力讓行政后勤工作有特色、有標(biāo)準(zhǔn)、有成效。
黨的二十大明確指出，“高質(zhì)量發(fā)展是全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的首要任務(wù)”，強(qiáng)調(diào)“堅持把發(fā)展經(jīng)濟(jì)的著力點(diǎn)放在實(shí)體經(jīng)濟(jì)上”。中央金融工作會議提出“推動金融高質(zhì)量發(fā)展、加快建設(shè)金融強(qiáng)國”的遠(yuǎn)景目標(biāo)和做好“五篇大文章”的工作要求。興業(yè)銀行緊跟黨中央決策部署，堅持將高質(zhì)量發(fā)展作為首要任務(wù)，錨定“1234”戰(zhàn)略和“四穩(wěn)四進(jìn)”策略，加快推動 “五大新賽道”與“五篇大文章”融合發(fā)展?？傂行姓笄诓孔鳛榕d業(yè)銀行行政管理的核心支撐和關(guān)鍵樞紐，始終緊密圍繞全行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型方向，配合業(yè)務(wù)條線轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，加速推進(jìn)體制機(jī)制改革，持續(xù)提升行政管理能力，為全行穩(wěn)增長大局保駕護(hù)航。
“多角色”的職能定位
——戰(zhàn)略布局
近年來，興業(yè)銀行行政后勤條線圍繞中后臺改革的統(tǒng)一部署，啟動了新一輪的體制機(jī)制改革工作，著力構(gòu)建大行政體系。2022年將行政保衛(wèi)部、北京代表處、上海行政服務(wù)中心職能整合，成立行政后勤部，提升行政管理規(guī)范化、集約化水平，降低運(yùn)營成本。2023年在部門內(nèi)設(shè)立集中采購中心，調(diào)整優(yōu)化基建管理組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)各職能處室、駐外機(jī)構(gòu)高效聯(lián)動，行政后勤體制機(jī)制改革成果全面落地，管理服務(wù)效能有效提升。2024年行政后勤領(lǐng)域在深化改革上繼續(xù)穩(wěn)健邁進(jìn)，聚焦采購管理、基建管理、財產(chǎn)管理等重點(diǎn)領(lǐng)域，依照行政后勤標(biāo)準(zhǔn)化的體制框架與運(yùn)行機(jī)制有序運(yùn)作，促進(jìn)各環(huán)節(jié)、各機(jī)構(gòu)間在行政后勤工作中的高效協(xié)同聯(lián)動，為全行整體運(yùn)營提供堅實(shí)、高效、規(guī)范的行政后勤保障支撐體系。
——組織架構(gòu)
改革升級后的行政管理架構(gòu)呈“總行+區(qū)域行政服務(wù)機(jī)構(gòu)+分支機(jī)構(gòu)”的“三級聯(lián)動”組織架構(gòu)，既能發(fā)揮統(tǒng)籌管理的優(yōu)勢，又能體現(xiàn)地域管理特色，更加有利于各項行政管理工作的有序高效開展。
一是在總行設(shè)立行政后勤部，作為全行行政運(yùn)行及后勤保障部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)和管理全行行政后勤相關(guān)工作，傳達(dá)政策，統(tǒng)籌資源，制定基本制度、工作程序和管理規(guī)范，負(fù)責(zé)各級機(jī)構(gòu)的日常溝通和協(xié)調(diào)，履行“長半徑”的垂直管理職責(zé)。二是在總行派外機(jī)構(gòu)較為集中的地區(qū)設(shè)立區(qū)域行政服務(wù)機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮區(qū)域優(yōu)勢，統(tǒng)籌調(diào)動駐地分行等多方資源，在業(yè)務(wù)授權(quán)范圍內(nèi)，結(jié)合區(qū)域?qū)嶋H情況，負(fù)責(zé)制定相關(guān)的管理和服務(wù)實(shí)施細(xì)則，履行“短半徑”的區(qū)域管理職責(zé)。三是在各分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部，設(shè)立行政后勤工作集中歸口管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)總部的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)授權(quán)及工作程序，負(fù)責(zé)管理和落實(shí)本機(jī)構(gòu)內(nèi)部的各項日常工作，履行“點(diǎn)對點(diǎn)”的直接管理職責(zé)。
——管理模式
大型企業(yè)的行政管理工作普遍存在“管理規(guī)模龐大，工作內(nèi)容瑣碎”的特點(diǎn)，工作范疇極為廣泛，不僅包含諸多瑣碎而日常的事務(wù)性工作，也涉及部分專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作。在企業(yè)加快高質(zhì)量發(fā)展的進(jìn)程下，行政管理工作更加注重管理的集約化、規(guī)范化和專業(yè)化，以及服務(wù)的及時性和有效性。當(dāng)前，商業(yè)銀行普遍做強(qiáng)總部行政機(jī)關(guān)。興業(yè)銀行行政后勤部順應(yīng)市場趨勢，工作職能從以往的重服務(wù)向服務(wù)與管理并重轉(zhuǎn)型；工作模式由過往“各自為政”的分散管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤敖y(tǒng)籌規(guī)劃”的集約化管理模式；工作內(nèi)容進(jìn)一步擴(kuò)大，涵蓋了采購管理、基建管理、財產(chǎn)管理、物業(yè)管理、后勤保障等多個領(lǐng)域，形成更為完整、系統(tǒng)的行政管理體系，通過行政工作集約化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、高效運(yùn)營、降本節(jié)支。
“多鏈條”的行政管理
——采購管理
興業(yè)銀行于2023年在總行行政后勤部內(nèi)部設(shè)立集中采購中心，負(fù)責(zé)全行集中采購和常規(guī)采購工作，充分整合作業(yè)、人才、采購量等要素的集約優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)采購工作的合規(guī)經(jīng)營和效益提升。采購管理的全面變革重點(diǎn)圍繞“五化”實(shí)施和推進(jìn)。
一是合規(guī)化。著重在于強(qiáng)化制度的頂層設(shè)計架構(gòu)，從宏觀層面規(guī)范采購行為準(zhǔn)則與流程框架，引導(dǎo)集團(tuán)采購活動遵循整體戰(zhàn)略與規(guī)范要求,并通過多層級的評審流程，嚴(yán)格采購項目管理決策，保障采購決策的合規(guī)性與科學(xué)性。二是專業(yè)化。持續(xù)推動采購管理理念與方法的更新與迭代，提升評標(biāo)專家、各級采購人員的專業(yè)素養(yǎng)，開展評標(biāo)專家?guī)鞌U(kuò)容、業(yè)務(wù)合規(guī)培訓(xùn)、基層跟班學(xué)習(xí)、同業(yè)機(jī)構(gòu)先進(jìn)案例分享等，以經(jīng)驗學(xué)習(xí)和項目實(shí)踐相結(jié)合推動管理提升。三是集團(tuán)化。一方面是集中采購，持續(xù)提升全行集采比例，有效提高集團(tuán)整體采購效益。另一方面是加強(qiáng)基層采購行為管控，推行供應(yīng)商公開尋源機(jī)制，確保采購的公平性與透明度；抓實(shí)檢查監(jiān)督工作，確保集團(tuán)采購政策在基層的有效落實(shí)與執(zhí)行。四是價值化。通過采購預(yù)算、采購策略、供應(yīng)商談判、采購流程等維度的管理加強(qiáng)，最大程度地挖掘采購環(huán)節(jié)的成本節(jié)約潛力，提升機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益。同時，探索采購與金融業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展模式，推動采購與業(yè)務(wù)的雙贏合作格局。五是數(shù)字化。采購工作的集中管理需要強(qiáng)大的平臺支撐，一方面將制度、標(biāo)準(zhǔn)嵌入系統(tǒng)，落實(shí)把制度建在流程上、把流程建在系統(tǒng)上的要求；另一方面做好商品服務(wù)和數(shù)據(jù)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的線上化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
——場地管理
銀行的場地管理涵蓋了場地的購買、建設(shè)、租賃、裝修、配置、閑置處置和物業(yè)管理等方面，與行政管理中的基建管理、財產(chǎn)管理、物業(yè)管理等領(lǐng)域緊密相連。興業(yè)銀行以“健全管理機(jī)制、規(guī)范管理動作、優(yōu)化資源配置”為策略，在保證場地服務(wù)質(zhì)量的同時，持續(xù)夯實(shí)場地成本。
房產(chǎn)購置方面，秉持系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)一管控的理念，構(gòu)建辦公用房面積測算體系，明確房產(chǎn)購置執(zhí)行要求，規(guī)范房產(chǎn)購置審批程序，確保購置行為的合規(guī)性與合理性。房產(chǎn)自建方面，以精細(xì)化管理思維貫穿設(shè)計、造價、招投標(biāo)以及工程工期、質(zhì)量與安全保障等關(guān)鍵領(lǐng)域，構(gòu)建從拿地到驗收的全流程管理機(jī)制。房產(chǎn)租賃方面，致力于規(guī)范租賃范疇及標(biāo)準(zhǔn)，建立長效機(jī)制，防范租賃風(fēng)險；以“穩(wěn)定性、經(jīng)濟(jì)性”為原則，優(yōu)化租賃效能提升路徑，挖掘租金壓降與違約成本控制潛力。房產(chǎn)裝修方面，從形象設(shè)計、主材甄選、施工組織到工期規(guī)劃，推動標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計與模塊化配置模式落地，實(shí)現(xiàn)工期壓縮、質(zhì)量提升的雙重目標(biāo)。房產(chǎn)配置方面，通過辦公類用房配置標(biāo)準(zhǔn)及配套懲罰機(jī)制，加強(qiáng)對集團(tuán)場地的統(tǒng)一管理和資源配置，提高場地的使用效能。閑置房產(chǎn)處置方面，積極探索多渠道的盤活路徑，以合理的制度設(shè)計規(guī)范房產(chǎn)處置要求，增強(qiáng)政策約束力和激勵性，推動閑置資源的整合和再利用。物業(yè)管理方面，從過去注重區(qū)域場地的管理和服務(wù)，逐步轉(zhuǎn)型為對全行物業(yè)的統(tǒng)一規(guī)范和指導(dǎo)，明確全行物業(yè)服務(wù)范疇、模式與標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格物業(yè)費(fèi)用列支和管理監(jiān)督，推進(jìn)物業(yè)成本壓降，提升物業(yè)管理的整體效益。
——財產(chǎn)管理
行政后勤部作為全行物資與財產(chǎn)等內(nèi)部資源的關(guān)鍵管理樞紐，不僅承擔(dān)著提供基礎(chǔ)服務(wù)保障的職責(zé)，更是優(yōu)化資源配置、挖掘內(nèi)生價值以及提增經(jīng)營效益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為實(shí)現(xiàn)銀行整體戰(zhàn)略目標(biāo)，構(gòu)建更為科學(xué)、精細(xì)、規(guī)范的財產(chǎn)管理機(jī)制成為部門當(dāng)務(wù)之急。
一是優(yōu)化資源配置策略。深度挖掘財產(chǎn)數(shù)據(jù)價值，精準(zhǔn)把控全行各類資源情況，在充分權(quán)衡各級機(jī)構(gòu)實(shí)際需求的基礎(chǔ)之上，強(qiáng)化資源優(yōu)化整合，推動集約、高效利用模式的落地。例如，根據(jù)各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)模、人員數(shù)量以及業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等因素，合理調(diào)配辦公場地與資源，避免資源閑置與浪費(fèi)。二是建立物資集采體系。統(tǒng)一規(guī)劃辦公類運(yùn)營保障物資的采買路徑，有序拓展物資集采的品類范圍，充分發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應(yīng)，進(jìn)一步減少行政后勤保障類物資支出，提升資源利用效率與經(jīng)濟(jì)效益。三是加強(qiáng)財產(chǎn)監(jiān)督管理。針對財產(chǎn)預(yù)算實(shí)施嚴(yán)格的剛性約束和審核，結(jié)合機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展需求以及現(xiàn)有財產(chǎn)狀況，科學(xué)規(guī)劃、精準(zhǔn)施策，有效提升財產(chǎn)投入產(chǎn)出比。同時，著力建立健全常態(tài)化的財產(chǎn)監(jiān)督檢查機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正偏差，夯實(shí)財產(chǎn)管理工作質(zhì)效。
“多維度”的價值體現(xiàn)
——節(jié)約成本開支
傳統(tǒng)意義上，行政管理部門常被局限地認(rèn)為是“花錢部門”，工作內(nèi)容基本都是服務(wù)保障性質(zhì)，難以產(chǎn)生顯性價值與效益。然而，在如今銀行發(fā)展新形勢下，這種片面的、狹隘的觀念早已被打破。把行政后勤工作做實(shí)做細(xì)，同樣可以節(jié)約很多支出，所壓降的成本直接反映于資產(chǎn)負(fù)債表上，就是實(shí)實(shí)在在的利潤貢獻(xiàn)。
近年來，興業(yè)銀行積極響應(yīng)“過緊日子”號召，落實(shí)“增收節(jié)支”工作舉措，而“增收節(jié)支”的重要來源之一便在于大宗采購、財產(chǎn)管理、基建工程等行政管理工作。2024年，圍繞全行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的新目標(biāo)、新要求，行政后勤部精準(zhǔn)定位新形勢下行政管理工作發(fā)展方向，強(qiáng)化成本控制意識，主動投身于成本管理工作，以采購管理工作為例，通過大力推行集中采購、拓展供應(yīng)商尋源范圍、優(yōu)化采購招標(biāo)策略，加強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)采購節(jié)支管理等方式，深入挖掘采購項目成本節(jié)支空間；通過全方位、多維度的成本管控策略，賦能銀行運(yùn)營成本的整體壓降，助力銀行在激烈的市場競爭中贏得成本優(yōu)勢與更大的價值空間。
——推動綠色運(yùn)營
興業(yè)銀行是國內(nèi)綠色金融先行者，2024年晉級明晟（MSCI）ESG全球銀行業(yè)最高評級AAA級，也是唯一一家連續(xù)6年獲得境內(nèi)銀行業(yè)最高評級的銀行，始終將自身綠色運(yùn)營置于戰(zhàn)略高度。綠色運(yùn)營是銀行實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、踐行社會責(zé)任的必然要求，也是提升銀行品牌形象與核心競爭力的關(guān)鍵所在?！白陨淼木G色運(yùn)營沒做好，對客戶的綠色服務(wù)也難以做好?！毙姓笄诓吭谌芯G色運(yùn)營中承擔(dān)著關(guān)鍵的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)作用，有力推動著全行綠色運(yùn)營體系建設(shè)。
一是助推“雙碳”目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。圍繞“雙碳”目標(biāo)開展全行碳盤查工作，摸清集團(tuán)碳排放家底，并科學(xué)制定節(jié)能減排措施，推動集團(tuán)內(nèi)各機(jī)構(gòu)強(qiáng)化綠色運(yùn)營工作，從能源管理、廢棄物處理等多方面，推動綠色運(yùn)營在全集團(tuán)范圍內(nèi)深入開展，助力自身綠色轉(zhuǎn)型和低碳發(fā)展。二是踐行綠色運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)。將綠色運(yùn)營理念真正融入綠色建筑、綠色裝修、綠色辦公、綠色出行等方面，建立綠色運(yùn)營評估體系，確保綠色運(yùn)營工作在全行范圍內(nèi)有序、高效地開展，進(jìn)一步提升全行綠色運(yùn)營水平與可持續(xù)發(fā)展能力。三是提升本行綠色影響力。連續(xù)十三年組織全行參與“地球一小時”熄燈活動，大力呼吁綠色辦公與低碳生活理念，積極倡導(dǎo)可持續(xù)發(fā)展的價值觀念，切實(shí)履行綠色環(huán)保企業(yè)的社會責(zé)任。
——彰顯家園文化
行政管理工作與員工日常體驗緊密相連，其服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率、服務(wù)水平直接觸達(dá)員工的工作與生活，直接接受員工的評價與監(jiān)督，直接影響員工的幸福感與獲得感，不僅關(guān)乎員工切身利益，更是塑造家園文化、提升廣大員工歸屬感和凝聚力的重要手段。在全新的大行政后勤體系中，行政管理工作凸顯管理職能的同時，巧妙地將管理與服務(wù)有機(jī)結(jié)合，在管理中提高服務(wù)品質(zhì)，在服務(wù)中完善管理模式，為打造興業(yè)銀行家園文化筑牢基礎(chǔ)。
一是以標(biāo)準(zhǔn)化打造優(yōu)質(zhì)工作環(huán)境。通過規(guī)范物業(yè)管理流程與準(zhǔn)則，構(gòu)建完善物業(yè)公司準(zhǔn)入退出機(jī)制及監(jiān)督考核體系，促進(jìn)物業(yè)管理服務(wù)邁向標(biāo)準(zhǔn)化，使員工暢享舒適、高效且安全的工作環(huán)境，提高員工工作積極性與創(chuàng)造力，支撐企業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)。二是以多樣化提升品質(zhì)生活。企業(yè)是員工的第二個家，其生機(jī)和活力離不開員工，行政管理在“家”文化塑造中具有關(guān)鍵意義。例如食堂餐飲服務(wù)是品質(zhì)生活的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，管理上需要從食材采購源頭嚴(yán)控質(zhì)量與成本，在運(yùn)營過程注重菜品創(chuàng)新與品質(zhì)，加以美食節(jié)等多樣化的生活服務(wù)和活動，進(jìn)一步貼近員工生活，提升員工滿意度。三是以服務(wù)化彰顯對外形象。優(yōu)質(zhì)服務(wù)與科學(xué)管理體系，對內(nèi)是提升員工歸屬感與凝聚力的有力手段，對外是銀行家園文化的生動體現(xiàn)與傳播途徑。行政管理工作中的部分內(nèi)容，諸如分支機(jī)構(gòu)選址裝修、場地物業(yè)保障等，都能夠具象化地展現(xiàn)銀行品牌形象。行政后勤部通過優(yōu)化服務(wù)保障，努力提升銀行在客戶與合作伙伴心中的信用與聲譽(yù)，吸引更多優(yōu)質(zhì)資源，為興業(yè)銀行高質(zhì)量發(fā)展奠定堅實(shí)根基。
（作者為興業(yè)銀行總行行政后勤部總經(jīng)理）
責(zé)任編輯:李斌
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